Zo ontwerp je het risico uit een complexe ERP-migratie

Een ERP-migratie staat bekend als een van de meest risicovolle projecten die een organisatie kan ondernemen. Niet omdat de technologie ingewikkeld is, maar omdat vrijwel ieder bedrijfsproces tegelijk wordt geraakt. Gaat het mis, dan staat niet zomaar een project op het spel, maar de bedrijfscontinuïteit zelf.
‍

Dat verklaart waarom veel organisaties hun ERP-systeem langer in stand houden dan eigenlijk wenselijk is. Niet omdat het huidige systeem nog voldoet, maar omdat de stap naar een nieuw platform voelt als een sprong in het diepe.
‍

Toch hoeft een migratie geen alles-of-niets-moment te zijn. De ervaring van Mastermate laat zien dat je het grootste risico niet alleen kunt beheersen, maar zelfs grotendeels kunt ontwerpen. Op Composable Futures spraken Novulo implementatiepartner Retailstars en Mastermate samen over hoe zij hun migratiestrategie ontwierpen en zich er met militaire precisie aanhielden.

De echte complexiteit zit niet in de software

Veel ERP-projecten worden gezien als een technische vervanging. In werkelijkheid zit de complexiteit ergens anders. Door de jaren heen ontstaan uitzonderingen, maatwerk, specifieke prijsregels en verborgen afhankelijkheden tussen processen. Ze leven niet in documentatie, maar in de dagelijkse operatie. Pas tijdens een migratie wordt duidelijk hoeveel van die kennis impliciet is geworden.
‍

Mastermate is daar een goed voorbeeld van. De coöperatie bestaat uit vijf zelfstandige regiobedrijven, 48 vestigingen en een centraal distributiecentrum en datacenter. Producten ontstaan lokaal, maar moeten beschikbaar zijn in de volledige keten. Prijzen zijn niet simpelweg data, maar het resultaat van complexe prioriteitsregels. Daarnaast was in het bestaande Microsoft AX-systeem jarenlang maatwerk opgebouwd.
‍

Juist daardoor draaide de migratie niet om het overzetten van data, maar om het behouden van bedrijfslogica.‍

Begin waar het risico het grootst is

Veel organisaties kiezen ervoor om eerst een kleine vestiging of een beperkt proces te migreren. Het voelt veilig: als er iets misgaat, blijft de impact beperkt. Mastermate en Retailstars kozen bewust voorde tegenovergestelde strategie.
‍

Het team koos bewust niet voor “eerst een klein regiobedrijf”, maar voor het distributiecentrum, omdat daar vrijwel alle kritische afhankelijkheden samenkwamen. Buiten-assortimentartikelen, WMS-koppelingen, logistieke berichten en prijslogica kwamen hier allemaal samen. Als dit onderdeel betrouwbaar werkte, gaf dat vertrouwen voor de rest van de organisatie. De vraag was dus niet: waar kunnen we het makkelijkst beginnen? Maar: Waar zit het grootste operationele risico? ‍

Van risicomanagement naar risk by design

Veel ERP-migraties volgen nog altijd hetzelfde patroon: maanden testen, een weekend live gaan en hopen dat alles werkt zodra gebruikers maandagochtend inloggen. Zelfs bij een gefaseerde migratie blijft iedere livegang een spannend moment. Pas na de omschakeling blijkt of processen zich in de praktijk gedragen zoals verwacht. De aanpak die Retailstars samen met Mastermate koos, gaat nog een stap verder. In plaats van het risico te accepteren en zo goed mogelijk te managen, is het er bewust uit ontworpen. Niet door nóg meer te testen of extra projectbeheersing toe te voegen, maar door de migratie fundamenteel anders in te richten.
‍

Het oude AX-systeem en het nieuwe Novulo-platform draaiden gedurende de overgang parallel in productie. Speciaal daarvoor ontwikkelde Retailstars componenten waarmee beide systemen vlekkeloos naast elkaar functioneren en hun processen synchroon laten lopen. Zo ontstaan tweedatastromen die je naast elkaar kunt leggen. Zo ontstaat een tijdelijke brug tussen oud en nieuw, waarbij beide systemen dezelfde transacties verwerken en hun uitkomsten continu met elkaar kunnen worden vergeleken. En dat is iets anders dan testen: het is echt productiegedrag dat je op schaal vergelijkt. Pas als de uitkomsten van beide systemen aantoonbaar identiek zijn, gaat een proces over. “We hebben letterlijk interface-stroompje voor interface-stroompje en proces voor proces live kunnen zetten,” aldus Rob van der Heijden, CEO van Retailstars. Geen sprong in het diepe, maar een overstap die vooraf is geverifieerd.
‍

Don Heijmans, Manager ICT bij Mastermate: “Er is gekozen voor een stapsgewijze overgang om de risico’s voor de bedrijfscontinuïteit zoveel mogelijk te beperken zonder extra complexiteit te creëren. De klassieke aanpak van in één dag alles live zetten, werkt bij ons gewoon niet. Daarom hebben we ervoor gekozen om telkens kleine stapjes te zetten."‍

Waarom parallel draaien zoveel verschil maakt

Hoe waardevol dat is, bleek bij Mastermate in een detail dat anders pas na de live-gang aan het licht was gekomen. Verschillende regionale onderdelen bleken klantinformatie op een andere manier op te slaan. “In de pickopdracht naar het magazijn gaf het ene systeem aan dat het pakket naar Delfgauw moest, en volgens het andere systeem naar Volendam. Dan klopt er iets niet in de inrichting.” Doordat de twee stromen naast elkaar liepen, kwam dat ruim vóór de overschakeling boven water. Bij een big bang was hetzelfde pakketwaarschijnlijk pas ná live-gang in de verkeerde regio beland.
‍

Natuurlijk blijven zich ook met deze aanpak onverwachte situaties voordoen. Dat hoort bij iedere migratie. Het verschil is dat een probleem nooit de hele organisatie raakt. Een afwijking beperkt zich tot één proces of één interface. Het team kan die specifieke livegang terugdraaien, de oorzaak geïsoleerd analyseren en het probleem oplossen voordat de volgende stap wordt gezet. Zoals Van der Heijden het omschrijft: "Het hele team is dan beschikbaar voor het wegwerken van dat ene incident, zodat het nooit uitgroeit tot een groot probleem."‍

Architectuur bepaalt hoeveel risico je kunt wegnemen

Deze manier van migreren vraagt meer dan alleen een zorgvuldig projectteam. Tijdelijke synchronisatie, parallelle processen, gecontroleerde activatie en continue vergelijking van productie-uitkomsten zijn alleen mogelijk wanneer de onderliggende softwarearchitectuur daarvoor is ontworpen. Veel traditionele ERP-systemen zijn gebouwd rondom één omschakelmoment: het oude systeem gaat uit, het nieuwe gaat aan. Een gecontroleerde parallelle overgang past daar simpelweg niet bij.
‍

Deze aanpak was alleen mogelijk omdat het onderliggende platform daarvoor was ontworpen. Op het Novulo-platform konden tijdelijke componenten worden toegevoegd, processen afzonderlijk worden geactiveerd en bedrijfslogica worden geïsoleerd. Hierdoor konden oud en nieuw langdurig naast elkaar functioneren zonder de dagelijkse operatie te verstoren. Zodra een proces volledig was overgezet, werden de tijdelijke synchronisatiecomponenten weer verwijderd.‍

Van gok naar gecontroleerd proces

De aanpak vraagt wel iets terug. De IT-afdeling beheert langere tijd twee systemen tegelijk, en de database van het oude systeem wordt extra belast door de synchronisatie. Bij Mastermate speelde daar bovendien al beperkte capaciteit. In de praktijk leverde dat geen grote problemen op, en de afweging was snel gemaakt: de sterke risicobeperking en het comfort tijdens de overgang wogen ruimschoots op tegen de tijdelijke extra last.
‍

Daarmee verandert de hele aard van het traject. Een ERP-migratie hoeft geen alles-of-niets-moment te zijn waar je met ingehouden adem naartoe werkt. Door processen parallel te laten lopen en pas over te stappen als de uitkomsten kloppen, wordt migreren een gecontroleerd proces in plaats van een gok. Daarmee verandert de hele aard van een ERP-migratie. Het succes wordt niet langer bepaald door één spannend liveweekend, maar door honderden kleine momenten die vooraf zijn gevalideerd.