Vrachtvervoerder KLM Cargo verbetert personeelsbezetting met Novulo-software.

‍

Situatie

De vracht aannemen uit vrachtwagens, op pallets verzamelen en tijdig voor vertrek in een vliegtuig plaatsen, gaat gepaard met een complex proces door de grote diversiteit aan werkplekken. De verschillende certificeringen die het personeel in het logistieke proces nodig heeft, maakte het plannen van dienstindelingen tot een lastige en tijdrovende exercitie.

‍

Ambitie

Om de werkplanning rond het vrachtvervoer te verbeteren had KLM Cargo transparantie nodig. Dat was lastig, doordat essentiële personeelsinformatie in verschillende applicaties werd bijgehouden. Er werd besloten om de werkindelingen die voorheen met behulp van Excel-sheets werden gemaakt uit te voeren op het Novulo-platform, dat binnen Air France KLM al succesvol werd ingezet.

‍

Resultaat

Door de lange termijnplanning uit te modelleren in de Novulo-software werd het plannen en roosteren van werknemers op de verschillende werkplekken bij KLM Cargo veel inzichtelijker. De planautomaat in de Novulo-software combineert data uit verschillende systemen en doet de planner een voorstel, dat eventueel met aanpassingen bevestigd wordt. De Novulo-software verbeterde de personeelsbezetting en maakte het planproces aanzienlijk efficiënter.

Complexe capaciteitsplanning

De personeelsbezetting is voor een aanbieder van internationaal vrachtvervoer als KLM Cargo van doorslaggevend belang. In iedere dienst moeten er bij KLM Cargo voldoende mensen zijn met verschillende functies en kwalificaties zodat de logistieke workflow optimaal verloopt.

‍

KLM Cargo brengt luchtvracht volgens afgesproken tijdslijnen en kwaliteitseisen naar de gewenste bestemming. Daar komt heel wat bij kijken. Van het papieren checken van vrachtwagens bij het laadstation tot het opbouwen van de verschillende pallets in het warehouse.

‍

Als een pallet klaar is voor vertrek, dan moet deze vracht in het vliegtuig geplaatst worden. In deze complexe capaciteitsplanning moet informatie uit personeelsroosters gecombineerd worden met informatie over certificeringen en kwalificaties van het personeel.

Agile scrum project

Om de uitbreiding in de Novulo-software optimaal te laten bijdragen aan een beter proces is de agile scrum project methodiek toegepast. In gezamenlijk overleg tussen leverancier en klantorganisatie werd zoveel mogelijk businesswaarde geleverd door de planningsmethode met regelmatige standups en wekelijkse workshops met product owner, planners, business analist en een functioneel beheerder en Novulo uit te specificeren.

Modelleren logistieke flow

Tijdens deze gezamenlijke ontwikkeling werd continu de business waarde van een ontwikkeling bepaald om overbodige routes uit te sluiten en het draagvlak te verhogen. Doordat Novulo functionaliteit opzet vanuit standaardcomponenten en deze aanvult met klant specifieke functionaliteit kan de klantvraag optimaal ondersteund worden.

‍

Het tempo in de ontwikkeling lag hoog doordat een groot deel van de functionaliteit die al binnen andere business units van het concern KLM Air France ontwikkeld was hergebruikt kon worden als basis voor de optimalisatie van het planproces.

‍

De planningsfunctionaliteit is zo gemodelleerd dat het data verzamelt uit meerdere bronsystemen en de optimale werkindeling berekent op basis van de werklast, beschikbare capaciteit en certificeringen en kwalificaties van het personeel.

Digital operations platform

Aan de hand van kleuren kan een planner zien of iedere dienst de juiste bezetting heeft om de logistieke flow goed te borgen. ‘Staff assigners’ krijgen in de software een dienstindeling voorgesteld die zij kunnen aanpassen voor de lange termijn en voor de korte termijn van twee weken. Bij rood is er sprake van een onderbezetting, terwijl blauw overcapaciteit aangeeft.

‍

De Novulo-software heeft de capaciteitsplanning van KLM Cargo versneld en het bedrijf kan verder en gedetailleerder vooruitkijken. Het werk van de planner verloopt sneller door het zware rekenwerk te doen maar vooral ook met kleuren aandachtspunten in de planning overzichtelijk aan te geven.

‍

Daarnaast kan een planner met het nieuwe planoverzicht beter inschatten wat de impact is van een individuele verlofaanvraag op de lange termijnplanning. Er zijn plannen om in de toekomst de capaciteitsplanning verder te verdiepen door de benodigde resources en bijbehorende skills ver vooruit te plannen. Dit komt de inzetbaarheid en scholing van het personeel ten goede.

In een handomdraai gepland

Het modelleren van een plansysteem voor de personeelsbezetting op het Novulo-platform heeft KLM Cargo optimale transparantie en efficiëntie opgeleverd. Een agile project waarin klantorganisatie en leverancier elkaar optimaal aanvulden was instrumenteel bij deze optimalisatie. Dat vertellen o.a. Stefan Matena, productowner en Anouk Sijlmans, business analist bij KLM Cargo in een interview.

Hoe werkt KLM Cargo en wat draagt Novulo daaraan bij?

Stefan Matena: “Als product owner ben ik de schakel tussen de business en wat er in een systeem gebouwd moet worden. Iedere dienst heeft de juiste hoeveelheid mensen nodig met goede kwalificaties en voldoende ervaring.

‍

Je hebt een plansysteem nodig dat de personeelsvraag voor de korte en lange termijn gedetailleerd in kaart brengt. Bestaande applicaties voor werkroosters en de kwalificaties van werknemers waren hier niet geschikt voor.

‍

Er is gekozen om de langetermijnplanning in Novulo uit te werken, omdat dit platform zich bij andere bedrijfsonderdelen bewezen had en het door modellering en aanpasbaarheid een goede basis voor verbetering van de planning. Ook ondersteunt de Novulo-software koppelingen met master vendorsystemen voor de inhuur van uitzendkrachten.”

Wie werken er met de Novulo-software?

Functional Application Manager: “Ik ken Novulo het langst in mijn rol als functioneel beheerder, waarin ik bijdraag aan het in kaart brengen van de business vraag en het door ontwikkelen van de software. Beter inzicht in de planning en een efficiënter planproces zijn de belangrijkste verbeteringen die met de Novulo-software gerealiseerd zijn.

‍

Dat komt doordat de Novulo-software een overzichtelijke werkindeling voorstelt die de planners van de langetermijnroosters snel kunnen overnemen eventueel na een kleine aanpassing. De toegevoegde waarde van de software is verder vergroot doordat de team coördinatoren er ook mee zijn gaan werken.

‍

Een etmaal van tevoren kunnen zij in de werkplanning kleine wijzigingen doorvoeren. Zij kunnen bijvoorbeeld medewerkers op een andere werkplek plaatsen om tegemoet te komen aan persoonlijke voorkeuren.”

Wat wilden jullie bereiken met de software?

Wij zijn als team bij elkaar gekomen en kregen budget en een scrum master toegewezen om in een jaar tijd samen met Novulo iteratief de planningsfunctionaliteit te modelleren. In die tijd is er een grafische tijdlijn ontwikkeld waar de verschillende diensten op weergegeven worden met kleurindicaties.

‍

Toen deze tijdlijn met een horizon voor de komende twee weken klaar was, is vervolgens het bestellen van uitzendkrachten efficiënter gemaakt. De Novulo-software rekent op basis van de data uit externe systemen een optimale indeling uit en stelt dit voor aan een planner.

‍

Deze checkt de voorgestelde planning en stuurt vervolgens geautomatiseerd de aanvraag voor uitzendkrachten door op basis van deze bevestigde indeling. Vervolgens is er een tijdlijn gebouwd met een langere planningshorizon van 9 maanden.”

"De kracht van Novulo ligt in de uitgebreide mogelijkheden van het platform om bedrijfsspecifieke processen te ondersteunen. Hierdoor kun je bij het verbeteren van de bedrijfsvoering de middenweg zoeken tussen het aanpassen en optimaliseren van processen met software." - Functional Application Manager

Wat heeft de software concreet opgeleverd?

Anouk Sijlmans: “Als business analist licht ik alle processen rond het roosteren en plannen van werkzaamheden bij KLM Cargo door. Ik zie dat de Novulo-software voor de nodige verbetering gezorgd heeft. Een planner die in het verleden twee tot drie uur bezig was met het plaatsen van een order voor inhuurkrachten doet dat nu in vijftien minuten.

‍

Dit proces is verder geoptimaliseerd naar twee minuten door het overzicht van een bestelling van uitzendkrachten te verbeteren. Een planner heeft nu in het overzicht alle details bij de hand, waardoor een order er veel sneller uit kan.

‍

Een volgende verbetering draait om het verder brengen van strategische personeelsplanning. Daar zijn we nu nog niet tevreden over vooral omdat dit proces bij de verschillende units binnen KLM Cargo verschillend verloopt. In zo’n situatie kan software geen toegevoegde waarde bieden.

‍

De verbeterde werkindeling droeg bij aan een verhoging van de kwaliteit. De twee KPI’s [key performance indicators] die we nu hanteren voor het meten van kwaliteit zitten dicht tegen de klant aan. De ene geeft aan of een vracht meegenomen is op de met de klant afgesproken tijd en vlucht.

‍

Om dit te kunnen waarborgen moet er voldaan zijn een bepaalde hoeveelheid werk die via Novulo ingepland wordt. Is dat niet op orde, dan leidt de kwaliteit eronder omdat vracht bijvoorbeeld doorgeschoven moet worden naar een latere vlucht.

‍

De andere KPI geeft aan of de vracht de afgesproken kwaliteitsbehandeling heeft gekregen bijvoorbeeld voor gekoeld vervoer. In iedere dienst moeten er voldoende mensen met specifieke ervaring en kwalificaties rondlopen. Bij het plannen van de werkindeling kan de Novulo-software nu onvoldoende compliance en security aspecten borgen, omdat er nog geen gestandaardiseerd proces is voor het vastleggen van autorisaties. Daar moeten we nog een slag maken.”

Wat is de toegevoegde waarde van de langere planningshorizon?

Functional Application Manager “Zie het als het een Titanic die veel eerder en gedetailleerder een ijsberg aan ziet komen. De langere planningshorizon van de Novulo software waarborgt de kwaliteit van het logistieke proces beter. De staff assigners en unit managers en de uitzendbureaus, waar KLM Cargo mee samenwerkt, krijgen eerder en preciezer inzicht in de langetermijnvraag naar uitzendkrachten.

‍

Daarnaast zorgt de langere horizon er ook voor dat er veel meer inzicht is in de impact van het toekennen van verlof aan individuele medewerkers op de gehele werkplanning. Als je de planningsmogelijkheden van Novulo afzet tegen een standaardpakket, dan levert Novulo veel transparantie voor de langere termijn op.

‍

Daarnaast is de software goed in staat om administratieve handelingen weg te automatiseren. Novulo brengt de parameters uit verschillende systemen bij elkaar en maakt op basis daarvan voortdurend de ideale match tussen werknemers en de verschillende werkplekken. Daarbij ondersteunt de software de werkwijze van KLM Cargo optimaal doordat het alle dagen samenbrengt in een overzichtelijke tijdlijn.”

Wat spreekt jullie aan in Novulo?

Functional Application Manager “Novulo is redelijk uniek omdat de software in staat is om tot op grote hoogte bestaande processen te modelleren op basis van gedetailleerde input van de klant en dit model automatisch om te zetten in een werkende applicatie. De software komt veel verder dan standaardpakketten, omdat deze beperkte configuratiemogelijkheden hebben. De kracht van Novulo ligt in de uitgebreide mogelijkheden om bedrijfsspecifieke processen te ondersteunen. Door deze flexibiliteit kun je bij het verbeteren van de bedrijfsvoering de middenweg zoeken tussen het aanpassen en het optimaliseren van processen met software.”

Wat vonden jullie prettig in de samenwerking en wat kan beter?

Stefan Matena: “Novulo is een bedrijf met een persoonlijke benadering. De samenwerking met de Novulo consultants verloopt prettig, omdat ze meedenken met de processen en onze wensen als dat nodig is kritisch tegen het licht houden. Dat is goed, want zo komen wij op nieuwe ideeën hoe wij de personeelsbezetting kunnen verbeteren. Er waren altijd duidelijke instructies als medewerkers van KLM Cargo informatie moesten invoeren. Deze persoonlijke benadering van het wat kleinere en wendbare Novulo heeft als nadeel, dat je ook wel eens iets mist. We hebben korte tijd met een vervanger voor de vaste consultant gewerkt, die een andere werkwijze had. Dit waren uitzonderingen.”

Wat kan Novulo voor u doen?

Dit voorbeeld van KLM Cargo laat zien dat het Novulo-platform als geen ander in staat is om complexe planningen te modelleren bijvoorbeeld voor toepassingen in de luchtvaart. Het prescriptive composableplatform van Novulo bevat een rijke verzameling van kant-en-klare componenten waar in korte tijd branche specifieke kennis en functionaliteit aan toe te voegen is. Op deze manier automatiseert Novulo in korte tijd een complex probleem dat tot in de haarvaten moet aansluiten op de business.

‍

Het Novulo softwareplatform is zo vormgegeven dat organisaties hun applicatie-omgeving stapsgewijs, gecontroleerd en nauw verweven met de bedrijfsstrategie uit kunnen breiden.