Kiwa R2B zet citizen development in om tempo van digitalisering assetmanagement te verhogen

‍

Situatie

Kiwa R2B controleert als inspectie-instelling op jaarbasis 20 duizend brand­veiligheids­instal­laties. Om het inspecteren te digi­ta­liseren heeft een tablet al een paar jaar een rode papieren in­spec­tie­map vervangen. Elke inspectie borduurt voort op histo­rische gegevens van voor­gaande inspecties. Door MS Word te ver­van­gen door een database gedre­ven systeem is de orga­nisatie effectiever in het uitwerken van rapporten en sneller in staat wijzigende regelge­ving door te voeren.

‍

Ambitie

Om het kwaliteitsniveau van brandveiligheids­inspecties te borgen wilde Kiwa R2B wijzigingen in de regelgeving sneller en effectiever kunnen doorvoeren in de inspec­ties en rapporten. Door de omvang en complexiteit van brand­inspecties boden tekst­verwer­kers onvoldoende moge­lijk­heden om deze wijzigingen efficiënt en gecontroleerd te verwerken. Het bedrijf had nieuwe software nodig, zodat de snelheid en kwaliteitscontrole sterk zouden verbeteren.

‍

Resultaat

Kiwa R2B zette uiteindelijk het composable platform van Novulo in om een Digital Fire Inspection Tool (DFIT) samen te stel­len. De applicatie facili­teert in het maken van gespe­cificeerde inspectierap­porten op basis van het soort object, de gebruikte installaties en het soort inspectie. Door de inzet van citizen develop­ment werd het rapportageproces niet alleen efficiënter, veran­deringen in de regelgeving zijn centraal door te voeren en landen zo gegarandeerd bij inspecteurs.

‍

Door regelmatige wijzigingen aan gebouwen, aanscherping van bouwregelgeving en complexiteit van de materie besteden veel pandeigenaren en huurders dit aspect van assetmanagement uit aan een specialist als Kiwa R2B. De inspectie van brandveiligheidsmaatregelen begint al tijdens de bouw van een vastgoedobject. Naast deze initiële inspecties voert het bedrijf vervolginspecties uit. Bij het inspecteren van brandveiligheid in gebouwen komen heel wat voorschriften kijken. De Raad voor Accreditatie controleert en voorziet Kiwa R2B van een accreditatie voor het uitvoeren van brandveiligheidsinspecties.

Aanpassing regelgeving

In het verleden was dat inspectieproces voor een groot gedeelte afhankelijk van pen-en-papier. Dit maakte het opvolgen van wijzigingen in de regelgeving lastig en zorgde voor omissies in de informatie over de staat van brandveiligheidsinstallaties en benodigde aanpassingen. Sjablonen aanpassen in de tekstverwerker Word was bewerkelijk en bood te weinig mogelijkheden om de kwaliteit van het inspectieproces te bewaken. Uit een marktconsultatie bleek dat er geen pakketsoftware beschikbaar was om assetmanagement taken als inspecties te digitaliseren.

‍

Om meer controle over het inspectieproces te krijgen en tegelijkertijd flexibel te blijven voor het opvolgen van gewijzigde regelgeving stelde Kiwa R2B de Digital Fire Inspection Tool (DFIT) samen met behulp van het composable platform van Novulo. Vanuit de in het platform geïntegreerde store met ruim 2.500 herbruikbare en in de praktijk bewezen componenten gaf de applicatie, die een specifieke assetmanagement configuratie nodig had een vliegende start. Het bedrijf kon van toepassing zijnde regelgeving erin verwerken en specifieke kenmerken voor brandveiligheidssystemen zoals bijvoorbeeld het kunnen definiëren van verschillende installaties binnen objecten faciliteren.

Generiek

De generieke functionaliteit zoals relatiebeheer en een document-generator (voor vraag-antwoord formulieren en rapporten) en een in de applicatie geïntegreerde mogelijkheid voor service management complementeerden de applicatie. Waar nodig werden componenten met de composable tooling in het platform aangepast of toegevoegd als ze ontbraken. Kiwa R2B kan het inspectie en rapportageproces in de DFIT-applicatie volledig naar eigen hand zetten en de kwaliteitscontrole van de rapportages op een hoger plan brengen. Daarnaast biedt deze applicatie de organisatie de flexibiliteit om wijzigingen in de regelgeving efficiënt door te voeren in de rapportages.

Adoptie versnelt

In deze digitale transformatie koos Kiwa R2B ervoor om de composable software voor een belangrijk deel zelf te ontwikkelen door medewerkers die óók zelf als inspecteur functioneerden, zodat zij hun kennis van het inspectievak en brandveiligheid konden inbrengen. Door deze inzet van citizen development blijven de lijnen kort. In overleg met het management en werkgroepen wordt in een scrum-aanpak een sprintplanning opgesteld om de prioritering in de backlog en de applicatieontwikkeling vast te stellen.

‍

De adoptie van het digitale inspectieproces zit sterk in de lift nu inspecteurs na input vanuit de organisatie rechtstreeks vanuit hun rapport naar het achterliggende sjabloon kunnen doorspringen voor wijzigingen. Nu de digitalisering met de inzet van DFIT versnelt, ziet Kiwa R2B aanleiding om met standaard componenten uit het Novulo-platform ook andere bedrijfsprocessen als het offreren, urenregistratie en de facturatie ook in de bedrijfseigen applicatie op te nemen. Hierdoor kan op termijn het bestaande legacy ERP uitgefaseerd worden.

Interview: Constant flexibel blijven

Om de digitalisering van inspecties te versnellen, de efficiëntie te verbeteren en de kwaliteit te kunnen controleren koos Kiwa R2B voor het samenstellen van een applicatie met het composable platform van Novulo, dat toegang biedt tot een ecosysteem van kant-en-klare componenten. Bij de verdere uitrol van deze DFIT-applicatie (Digital Fire Inspection Tool) speelt de combinatie van een betere procesondersteuning en citizen development een belangrijke rol vertelt IT-informatiemanager Robin Scholte van Kiwa R2B.

"Wij kunnen direct op een verandering in de regelgeving inspringen door de desbetreffende wijzigingen centraal in de applicatie door te voeren, zodat de rest van de organisatie met deze basis verder kan. Die flexibiliteit is ons heel veel waard" Robin Scholte - IT-informatiemanger Kiwa R2B

Wie werken er met de Novulo software?

“We vragen inspecteurs om digitaal te werken, maar in bepaalde mate heeft men de vrijheid om uit een digitale gereedschapskist de tooling van hun voorkeur in te zetten. De een maakt zijn aantekeningen liever met een toetsenbord in MS Word, de ander met een digitale pen op een PDF. Verder hebben ze op hun tablet digitale tekeningen van het gebouw om aantekeningen te maken. Die gebruiken ze om af te vinken welke brandmelders ze getest hebben, of afwijkingen die geconstateerd zijn tijdens de inspectie. Sommigen maken tijdens de inspectieronde liever eerst dit soort aantekeningen en ronden op kantoor de rapportage af. Dat gebeurt in toenemende mate in de DFIT-applicatie.

‍

Initieel was er de nodige scepsis om met DFIT te werken. Recent is de gebruiksvriendelijkheid aanzienlijk verbeterd. Inspecteurs krijgen nu in DFIT een voorbeeld weergave van het rapport voorgeschoteld zoals ze in Word gewend zijn. Daarin zitten linkjes waarmee rapportonderdelen meteen aangepast kunnen worden. Sinds deze release is het werken in de applicatie gemakkelijker geworden. De collega, die in eerste instantie moeite had met de software, wil inmiddels niet meer terug naar Word.”

Wat wilden jullie bereiken?

“De DFIT-applicatie krijgt steeds meer een centrale rol, omdat medewerkers snappen dat er qua efficiëntie in het uitwerken van rapporten en kwaliteitscontrole veel te winnen valt als je vanuit één systeem werkt. Ik verwacht dat dit jaar 80 procent van de rapporten in DFIT opgesteld zal worden, terwijl dit vorig jaar op 50 procent lag. Als de Raad voor Accreditatie aangeeft dat er iets mist of aangepast moet worden, dan springen wij daar direct op in door de desbetreffende wijzigingen centraal in de applicatie door te voeren. Vervolgens kan de hele organisatie met deze basis verder. Die flexibiliteit is ons heel veel waard. Ook is de procesondersteuning verbeterd doordat we de voortgang van rapporten centraal kunnen monitoren. De uniforme manier van werken geeft ons tegelijkertijd flexibiliteit en optimale controle.“

Waarom hebben jullie voor citizen development gekozen?

“De eerste reden was dat composable software voor ons de beste keuze was. Uit een marktconsultatie wisten wij dat er geen pakketsoftware was waarmee je de brandveiligheid inspecties goed kunt vastleggen volgens de geldende regelgeving. Als je de rapportage wilt automatiseren, dan weet je dat de software toegespitst moet zijn op de specifieke wensen die wij als klant hebben. Het composable platform van Novulo bleek dit goed te ondersteunen, omdat het tal van standaard componenten en bouwblokken bevat en daarnaast volop aanpasbaar is. Hierdoor kwam de software voor brandveiligheidsinspecties snel tot stand en voldeed het tegelijkertijd aan de unieke eisen die wij als organisatie hebben.

‍

De tweede reden voor citizen development heeft te maken dat er bij Kiwa R2B een inspecteur bleek te werken die veel affiniteit had met IT. Hij programmeerde zelf al scripts en had enige kennis van software development. Hij bleek de ideale persoon om de DFIT-applicatie te helpen opzetten. Daarna heeft de directie geconcludeerd dat de IT-organisatie verdere versterking nodig had. Eén is geen, zeggen ze wel eens. We hebben nu twee ontwikkelaars in dienst. En alleen inhoudelijke specialisten is ook niet voldoende. Je hebt IT-informatiemanagement nodig om het gat te slaan tussen de organisatie en de techniek; denk aan procesanalyse, ondersteuning van gebruikers en dergelijke. Al met al is dat een behoorlijke investering in menskracht.”

Wat heeft citizen development jullie gebracht?

“Allereerst de nodige business voordelen. Als development op de eigen werkvloer plaatsvindt, kun je snel schakelen en projecten bijsturen. In de twee wekelijkse scrum planning kun je goed blijven luisteren naar de organisatie en eventueel bijsturen, zodat er meer controle ontstaat rond het hele veranderingsproces. Soms is er meer aandacht voor het verbreden van de applicaties door nieuwe soorten inspecties in de DFIT-applicatie in te bouwen. Dan weer krijgt verdiepen prioriteit om de procesondersteuning uit te bouwen.

‍

Leergeld is dat het nooit snel genoeg gaat. Ook als je als organisatie zelf bijdraagt aan de ontwikkeling maak je nog steeds minder meters dan de organisatie graag zou willen. In ons geval was er tijd nodig om de organisatie goed op poten te krijgen vanwege een laag IT-volwassenheidsniveau. Daarnaast zijn applicaties nooit af. Nu de rapportages steeds meer vanuit DFIT plaatsvinden, willen we vooral ook de procesmatige ondersteuning van de DFIT-applicatie op een hoger plan brengen. We breiden uit door het offertetraject, urenregistratie en de facturatie ook onder te brengen in DFIT, zodat we straks ons legacy ERP uit kunnen faseren.”

Hoe vind je het om met Novulo te werken?

“Het platform van Novulo biedt heel veel mogelijkheden om de software naar je eigen hand te zetten. Het is heel flexibel onder andere door hergebruik van bestaande componenten. Diezelfde flexibiliteit zie je terug in de organisatie van Novulo. Als we een vraag hebben, dan staat het bedrijf klaar. De kennis en expertise over onze organisatie en bedrijfsproces is volop bij Novulo aanwezig. En niet alleen op technisch vlak, maar juist in een allesomvattende benadering. Ook op dit moment nu wij onze CRM-processen in de DFIT-applicatie uitdiepen, dan is er bij Novulo altijd iemand die ons daarbij kan helpen.

‍

Natuurlijk is niet alles perfect. Zo is het opschalen van de uitrol in het verleden weleens lastig geweest. Zeker nu vanuit de organisatie de eisen rond digitalisering hoger komen te liggen, knelt het soms. Er is soms meer geduld nodig, dan we zouden willen. Al kennen we zelf deze belemmeringen in resources maar al te goed. Het is gewoon lastig om goede mensen te vinden in IT.”

Wat kan Novulo voor je doen?

Dit voorbeeld van Kiwa R2B laat zien dat de Novulo-webapplicatie als geen ander in staat is om een digitale transformatie die verder gaat dan Saas- of pakketsoftware tot een succes te maken. Het Novulo-platform bevat een rijke verzameling kant-en-klare componenten waaruit in korte tijd een unieke applicatie samen te stellen is.