• Kiwa digitaliseerde het inspectieproces met het DFIT-systeem, ontwikkeld op het Novulo-platform.
• De overstap stuitte eerst op weerstand, maar leidde tot snellere rapportage, automatische kwaliteitscontroles en efficiëntere inzet van personeel.
• Dankzij het composable platform houdt Kiwa controle over de software en kan het systeem flexibel worden aangepast aan nieuwe inspectiemethoden.

“Oh nee, het is lastig en kost meer tijd”, zo verwoordt Mathijs van Ballegooijen, divisiedirecteur van Kiwa Fire, Safety & Security + Industrial Inspection, de primaire reactie van zijn inspecteurs op de introductie van DFIT. Dit is het Digital Fire Inspection Tool dat werd ontwikkeld op basis van het Novulo-platform. De meer dan honderd inspecteurs waren gewend eens per twee weken een steekwagen vol dossiers mee te nemen naar het hoofdkantoor in Zaltbommel. ’s Avonds keerden ze dan weer terug naar hun standplaats met eenzelfde hoeveelheid nieuw papierwerk.

‍

“Ongelooflijk, wat een weerstand was er tegen de verandering van die situatie. Daar hebben we echt wel doorheen moeten breken, ook wel met zachte dwang. Eigenlijk was het mooiste moment dat de ene inspecteur de andere aansprak en zei: ‘Wat gek dat je DFIT nog niet gebruikt. Dan moet het werk je wel erg veel tijd kosten.’ Daarna ging de adoptie eigenlijk steeds sneller.”

‍

Inmiddels verwerkt de divisie van Van Ballegooijen nu 90% van alle inspectierapporten volledig digitaal via de DFIT-software. Dat heeft veel voordelen opgeleverd. De verwerkingstijd van de rapporten, die kon oplopen tot zes weken, is aanzienlijk verkort. En er worden automatische kwaliteitscontroles op de rapporten uitgevoerd. Per functie, zoals inspecteur, sales en backoffice zijn er dashboards gecreëerd waardoor de procesmonitoring en de voortgangscontrole sterk zijn verbeterd.

‍

De organisatie heeft het streven om steeds efficiënter te gaan werken.

Composable systeem biedt autonomie en controle

De selectie van een digitaal platform was een flinke zoektocht, vertelt Van Ballegooijen. “Autonomie en eigenaarschap vonden we vanaf het begin af aan erg belangrijk. We hadden ervaring met softwareleveranciers waar er, als je een vraag had, over drie weken wel iemand tijd voor je had. Dat wilden we niet.”

‍

Al snel werd duidelijk dat er geen standaard pakketsoftware was voor de inspectietaken. “We wilden bovendien een inspectietool voor buiten in het veld en we wilden een asset-gebaseerd systeem.” Een pand dat gecontroleerd moet worden, kan namelijk in een jaar tijd makkelijk van eigenaar wisselen. “Voor ons blijft dit hetzelfde object, dezelfde locatie, dezelfde installatie, alleen een andere klant. De meeste systemen zijn echter klantgebaseerd en daarom voor ons werk niet zo geschikt.”

‍

Van Ballegooijen wilde ook voorkomen dat de organisatie afhankelijk werd van de service en onderhoud van een leverancier. Maatwerksoftware viel daarom af. “Zo kwamen we op het pad van composable software en daardoor in aanraking met Novulo. Dat kon al goede ervaringen laten zien bij KLM voor het vliegtuigonderhoud.”

Flexibiliteit biedt ruimte voor innovatie

Voor Van Ballegooijen is de wens om volledige controle te houden gerealiseerd. Per type inspectie is nu een toegespitst inspectieformulier beschikbaar waardoor minder fouten worden gemaakt, bijvoorbeeld doordat een inspecteur een controlepunt mist. “En als iemand op locatie bedenkt dat er een controlepunt ontbreekt, kan dat direct worden toegevoegd.”

‍

Kiwa denkt ook na over de innovatie die nu mogelijk is zoals spraakgestuurde input voor inspectierapporten en automatische herkenning van inspectiepunten. “Wij zien ook nieuwe werkvelden zoals cybersecurity-inspectie en monitoring op afstand voor brandveiligheidsinstallaties.” Daar zijn nieuwe inspectiemethoden voor nodig waarop de rapportages in DFIT door Kiwa zelf zijn aan te passen.

Over Kiwa

Kiwa is wereldwijd actief in testen, inspecteren en certificeren (TIC), onder andere op het gebied van brandveiligheid en security. In Nederland is het bedrijf verantwoordelijk voor de inspectie van ongeveer de helft van de grote gebouwen, zoals ziekenhuizen, datacenters, industriële sites, kinderdagverblijven en zorginstellingen. Mathijs van Ballegooijen sprak als divisiedirecteur Kiwa Fire, Safety & Security + Industrial Inspection op Novulo Composable Futures 2025.