Voor de afdeling Meetings & Events van FC Twente hebben wij het online bestelsysteem voor skyboxen en evenementorganisaties geleverd. Stadion “de Grolsch Veste” huisvest 52 skyboxen waar skyboxhouders elke wedstrijd genieten van catering op maat. Van eenvoudige borrelgarnituur tot een uitgebreid dinerbuffet. Deze bestellingen werden handmatig geregistreerd n.a.v. e-mails en telefoontjes van skyboxhouders, in de praktijk een arbeidsintensieve en foutgevoelige activiteit.
FC Twente Meetings & Events ging daarom op zoek naar mogelijkheden om de communicatie en werkwijze met de skyboxhouders te moderniseren en de administratieve last rondom de bestellingen te verminderen. Omdat geen van de bestaande pakketten deze functionaliteit online beschikbaar had, kwam Novulo in beeld. Met onze componenten konden wij in korte tijd een klantportal en administratief systeem leveren voor het online bestellen en geautomatiseerd verwerken van de bestellingen en zo de gewenste optimalisatie realiseren.
Vereenvoudig het bestellen
Om incomplete bestellingen en fouten in de toekomst te voorkomen heeft Novulo voor FC Twente Meetings & Events een klantportal ontwikkeld waar de klant persoonlijk kan inloggen. Klanten van FC Twente Meetings & Events kunnen altijd en overal hun bestellingen doorgeven met hun mobiel of tablet. In deze klantportal laat FC Twente Meetings & Events haar aanbiedingen zien voor bijpassende hapjes en gerechten, de manier voor up- en cross selling.
Alle bestellingen worden direct verwerkt in de applicatie en automatisch gekoppeld aan de benodigde inkoopformulieren. Doordat klanten zelf de bestelling invoeren, worden fouten en klachten voorkomen. Klanten van FC Twente Meetings & Events hebben met de portal inzicht in hun bestellingen en facturen.
Meerdere prijslijsten
FC Twente Meetings & Events werkt met verschillende prijzen voor de verschillende soorten evenementen en werkt tevens met een productaanbod vóór en tijdens het evenement. Dit is mogelijk doordat je aan één product verschillende prijzen kunt toevoegen. Alleen binnen de opengestelde dagen en tijden van een evenement zijn de producten te bestellen middels de klantportal.
Met Novulo is het mogelijk bedrijfssoftware samen te stellen zoals apps op een tablet, altijd compleet en volledig geïntegreerd.
Beheer van evenementen
FC Twente Meetings & Events verzorgt de catering voor evenementen in de Grolsch Veste. Per evenement beheert FC Twente Meetings & Events verschillende reserveringen met bijbehorende bestellingen, inkopen en facturatie. Nadat FC Twente Meetings & Events alle bestellingen heeft ontvangen worden deze samengevoegd tot één bestelling per leverancier. Wanneer de bestelling binnenkomt wordt er middels een afleverbon alle non-food bestellingen per skybox uitgeleverd. Voor de food bestellingen tijdens het evenement wordt automatisch een overzicht en tijdsplanning gemaakt. Bij wijzigingen zijn deze lijsten altijd up-to-date.
Hiermee kan FC Twente Meetings & Events in één oogopslag zien wat er wel of niet per skybox besteld is, de omzet per skybox en de totale omzet per evenement, de bijzonderheden, totale inkopen en de inkopen per leverancier en de facturatie per relatie.
