Software speelt voor retailers vandaag de dag meer dan ooit een cruciale rol. Zeker het succes van een omnichannel retailbedrijf staat of valt met de juiste bedrijfssoftware. Het gebruik van de verkeerde software vertraagt of bemoeilijkt immers essentiële bedrijfsprocessen, met grote gevolgen voor omzet en de klanttevredenheid.
Het maken van de juiste softwarekeuze is dan ook cruciaal om als bedrijf nu en in de toekomst flexibel in te kunnen spelen op de wensen vanuit de markt. Maar hoe kiest u het juiste ERP voor uw retailorganisatie en met welke factoren moet u hierbij rekening houden? Hieronder delen wij de overwegingen die zonder meer meegenomen moeten worden in een succesvolle ERP-selectie:
Bepaal uw ideale applicatielandschap
In een retailbedrijf vinden iedere dag processen plaats, die zo vlekkeloos mogelijk moeten verlopen. Denk bijvoorbeeld aan verwerken van orders, het versturen van facturen, het afhandelen van klantvragen en het bijwerken van prijs- en productinformatie in de webshop. Al deze processen vragen om specifieke functionaliteiten in software.
In dat kader is het belangrijk om in kaart te brengen welke functionaliteiten uw organisatie nu en in de toekomst nodig heeft om de bedrijfsvoering te verbeteren of aan te sluiten bij trends in de markt. En minstens zo belangrijk: kiest u hierbij voor één softwarepakket, maatwerk of een combinatie van meerdere gespecialiseerde applicaties? Dit zijn de verschillende opties die u kunt overwegen:
1). Best of breed
Een ‘best of breed’-oplossing verwijst naar de keuze om elk bedrijfsproces te ondersteunen vanuit een aparte applicatie. Het voordeel hiervan is dat elke afdeling binnen het retailbedrijf de beste software voor het eigen proces kan kiezen.
Nadelen zijn er echter ook bij deze aanpak. Zo moeten al deze applicaties onderling gekoppeld worden, vaak met de nodige technische problemen tot gevolg, zoals blijkt uit deze blog over Magento.
Best of breed-oplossingen zijn daarom vaak een prima keuze voor de kleine retailer, maar voldoen minder goed aan de behoeften van een snelgroeiende organisatie die het aantal bedrijfsprocessen en de complexiteit daarvan snel ziet toenemen.
2). Maatwerk
Veel retailbedrijven kiezen ervoor om software op maat te laten bouwen. Een logische keuze, want een maatwerk pakket biedt alle benodigde functionaliteiten en voldoet ook qua workflow aan belangrijke wensen.
Hiertegenover staat dat een op maat gebouwde softwareoplossing vaak niet goed is voorbereid op veranderende behoeften. Dat is een probleem in de huidige markt, waar de ontwikkelingen elkaar in hoog tempo opvolgen en de retailer flexibel moet kunnen inspelen op snel veranderende klantwensen. Ook is de ontwikkeling van maatwerk relatief prijzig en tijdrovend.
3). Een ERP-suite
Voor een grotere retailorganisatie heeft het onderbrengen van alle bedrijfsprocessen samen in één systeem meerdere voordelen. In zo’n suite zijn verschillende bedrijfsfuncties met elkaar verweven. Dit biedt diverse afdelingen in het bedrijf een snel en makkelijk inzicht in elkaars gegevens. Ook hoeft data maar één keer ingevoerd te worden en hoeven werknemers niet te leren werken met tal van verschillende systemen. Bovendien krijgt het systeem doorgaans regelmatig updates en kosten deze minder tijd en geld dan in het geval van maatwerk.
Een suite kan daarentegen tekortschieten op het gebied van functionaliteiten. Een complete suite is doorgaans minder toegespitst op afzonderlijke processen dan losse softwarepakketten die speciaal voor dit doel zijn ontwikkeld.
Een ander mogelijk nadeel is een beperkte flexibiliteit. Traditioneel is het bij een ERP-suite immers niet makkelijk om functionaliteit toe te voegen of te wijzigen. Voorafgaand aan een overstap naar een ERP-suite moet daarom goed worden gekeken of deze kan voldoen aan zowel de huidige als toekomstige behoeften in het bedrijf.
4). Combineer alles op één platform
Voor veel retailorganisaties is maatwerk software niet een optimale keuze. Dat komt omdat de ontwikkeling ervan naast prijzig en tijdrovend ook risicovol is. Daarnaast schieten suites vaak tekort in functionaliteit en resulteren best-of-breed-oplossingen nogal eens in technische problemen. In veel retailbedrijven zijn het ERP-systeem, webshop en de kassa losstaande systemen die via koppelingen aan elkaar zijn geknoopt. Dit belemmert innovatie.
Aan de andere kant hebben alle eerdergenoemde aanpakken ook sterke punten. De combinatie hiervan op een platform luidt een nieuw tijdperk in retailsoftware in. Door applicaties samen te stellen uit kant-en-klare en bewezen componenten op een platform met een ingebouwde architectuur, krijgen organisaties sneller wendbare software in handen. Novulo is grondlegger van composable softwareontwikkeling. Dit hergebruik van componenten faciliteert een continue verbetering van de kwaliteit van deze bouwstenen, waardoor zij op hetzelfde niveau zijn dat wordt verwacht van best-of-breed. Retailers hebben op deze manier toegang tot in de praktijk bewezen herbruikbare componenten om hun unieke softwarebehoefte in te vullen.
Er zijn volop marktkansen met nieuwe software te verzilveren, maar nieuwe functionaliteit opnemen in kernapplicaties kost nu vaak maanden. Afgezien van hergebruik van bestaande functionaliteit hebben retailers die gebruik maken van het Novulo platform ook de optie om zelf componenten te ontwikkelen en zo flexibel in te spelen op nieuwe marktontwikkelingen en klantbehoeften. De combinatie van herbruikbare componenten en ontwikkel tooling in één composable platform biedt de flexibiliteit om de bedrijfsvoering dagelijks te verbeteren en bestaande ERP-componenten snel en gecontroleerd naar productie te brengen. Dat biedt de juiste basis voor retailbedrijven om applicatieportfolio’s te moderniseren en kernsystemen of pakketsoftware (geleidelijk) te vervangen.
Welke functionele eisen stelt de retailer?
Elk bedrijf is anders en dat geldt daarmee ook voor de softwarematige behoeften. De moderne retailer kan bijvoorbeeld al nauwelijks meer zonder een webshop. Hierdoor kan het logischerwijs wenselijk zijn dat de webshop onderdeel is van het ERP-platform.
Ook aan andere softwarecomponenten hebben veel retailorganisaties behoefte, bijvoorbeeld op het gebied van financiële administratie, verzenders, marketplaces en afhandeling van betalingstransacties. Hoe groter het retailbedrijf en hoe uitgebreider de bedrijfsprocessen, des te meer componenten in de software op te nemen zijn om aan alle behoeften te voldoen.
Voor de retailer is het dan ook zaak om deze vooraf goed in kaart te brengen en hierbij ook vooruit te kijken naar de toekomst. Recent heeft COVID-19 nog aan het licht gebracht hoe snel de wensen van een retailorganisatie kunnen veranderen. Plotsklaps kregen veel retailers bijvoorbeeld de wens om vanuit hun winkels weborders te verzenden (ook wel bekend als ship from store).
Wat zijn de kosten?
De keuze voor bepaalde retailsoftware brengt vanzelfsprekend ook kosten met zich mee. Denk hierbij niet alleen aan de aanschafkosten, maar ook aan aanvullende kosten over de gehele gebruikscyclus. Dit totaalbedrag aan kosten staat in het bedrijfsleven bekend als de Total Cost of Ownership (TCO). Dit gaat veel verder dan licentiekosten alleen en moet in bredere samenhang gezien worden met het IT-beleid. In grote organisaties is er vaak weinig samenhang door fragmentatie. Veel IT-managers hebben doordat een wirwar aan software gebruikt wordt in het applicatieportfolio geen overzicht over processen en klantdata.
Belangrijk bij softwarekeuze is aandacht voor niet alleen de kosten, maar ook voor de mogelijke baten. Een geïntegreerde applicatie voorkomt dat organisaties een complexe hoeveelheid koppelingen en API’s moeten onderhouden. Hergebruik van bestaande componenten versnelt de bouw en aanpassing van applicaties. Dit maakt een snelle vervanging van legacy applicaties mogelijk. Door bouwblokken met business functionaliteit op modelniveau te integreren zijn er geen API's nodig om meerdere applicaties te koppelen. Alle data wordt geïntegreerd en is beschikbaar voor alle processen. Dit spaart geld uit en zorgt dat vernieuwingen sneller door te voeren zijn. Werken met een integrale applicatie op één platform levert bijvoorbeeld een forse tijdswinst op. Ook vallen de nodige licentiekosten weg, omdat een dergelijk platform meerdere softwarepakketten tegelijk kan vervangen.
Hoe ziet de toekomst van het retailbedrijf eruit?
Op het gebied van software is niet één oplossing de beste. Best-of-breed, een ERP-suite, maatwerk en integrale oplossingen bieden allemaal specifieke voordelen. Duidelijk is wel dat een aantal van deze oplossingen tekortschiet in flexibiliteit. Zo kan een ERP-suite op dit moment nog aan alle huidige behoeften voldoet, over enkele jaren te beperkt blijken om mee te schalen met de groei van het retailbedrijf. Net zoals de doorontwikkeling van maatwerk software vaak te traag en te kostbaar is om flexibel in te kunnen spelen op nieuwe ontwikkelingen.
Bij de keuze voor retailsoftware is het daarom van belang om niet alleen de kijken naar de huidige situatie, maar vooral ook naar de toekomst. Op basis van de visie en doelstellingen van het bedrijf is het mogelijk om toekomstige behoeften op het gebied van software nu alvast te identificeren. Zo kan de organisatie gestaag doorgroeien en kunnen eventuele beperkingen van de gebruikte software hierin geen belemmering vormen.
Met het composable platform dat we bij Novulo in de afgelopen 15 jaar hebben ontwikkeld, geloven we dat we invulling kunnen geven aan deze behoefte aan toekomstbestendigheid. De blijvende vervangbaarheid en uitbreidbaarheid van losse componenten verzekert het retailbedrijf van eindeloze flexibiliteit. Daarnaast vloeien alle voordelen van pakketsoftware en maatwerk samen in één volledig geïntegreerde applicatie.
