- Voer niet alleen simulaties uit maar test ook in ‘real life’
- Verbeter niet alleen de software maar ook de organisatorische processen
- Monitor elk proces waar het kan. Er is nooit een grafiek te veel.
Onbereikbare systemen op momenten van piekdrukte, zijn een schrikbeeld voor elke organisatie. Of het nu de webshop is tijdens de feestdagen, of het planningssysteem bij een wettelijke aanpassing: dit wil je niet. Hoe bereid je de organisatie en de systemen goed voor op zo’n situatie van stress? Je weet dat die gaat komen.
Elke branche kent zijn periodiek momenten waarop de servers overuren draaien om al het rekenwerk voor elkaar te krijgen. Het kan een piek zijn in de vraag van klanten of een gepland moment waarop bijna alle records in de database moeten worden aangepast. “Black Friday in de retail is bekend, maar de verzekeringsbranche heeft in de eerste week van januari zijn eigen Black Friday”, zegt Joost van der Maarel. Hij is bij Novulo verantwoordelijk voor de optimalisatie van het succes van klanten met het platform. “Als begin januari de inflatiecorrectie wordt verwerkt in de verzekeringspremies, moet iedereen een nieuw polisblad krijgen. Er zijn verzekeraars die een paar dagen lang geen backofficewerk kunnen doen. Maar je zal dan maar net je nieuwe auto willen overschrijven. Als het langer duurt dan een weekend, vereist dat improvisatie op de werkvloer.”
Van der Maarel heeft ervaring met het voorkomen van problemen bij piekdrukte. “Het is niet zo dat als je drie keer zoveel drukte verwacht, je ervan uit kunt gaan dat je dan met drie keer de normale servercapaciteit toe kunt.” Vaak zijn er verschillende processen die op elkaar ingrijpen. Daardoor ontstaat meer stress op de organisatie, dan werd verwacht. “De kans is groot dat je dan ergens de mist in gaat.”
Van der Maarel geeft een aantal tips:
- Start met een stresstest van de software op een testomgeving
Een testomgeving biedt nou eenmaal een veilige omgeving om te kijken waar de zwakke plekken in de software of de infrastructuur zitten. Er zijn veel automatische stresstools beschikbaar om de druk op het systeem op te voeren onder verschillende omstandigheden. Als er historische data beschikbaar zijn, bijvoorbeeld logdata van de laatste ‘Black Friday-gebeurtenis’, is het mogelijk een real-life piekmoment nauwkeurig te simuleren.
- Zet zoveel mogelijk monitoring van deelprocessen in en analyseer alle grafieken
Het Novulo-platform biedt veel tooling om de prestaties van het systeem te controleren en te ontdekken waar congestie optreedt.
- Optimaliseer de code en de database
De instructies die het Architect-ontwikkelplatform van Novulo genereert, bestaan allemaal uit gewone C#-code. De Windows- of Azure-omgeving waar de code op draait, is geoptimaliseerd om C#-code uit te voeren. De code wordt al tijdens de implementatie gecompileerd, waardoor deze tijdens het gebruik van de applicatie razendsnel is. Toch komt het voor dat componenten in de catalogus voor verbetering vatbaar zijn, bijvoorbeeld omdat een proces in de ene organisatie net even anders verloopt dan bij het andere. Dan kan de code van de module worden aangepast of het gebruik van de database geoptimaliseerd.
- Gebruik caching waar dat voor de hand ligt
Een van de verbeteringen die vaak resultaat oplevert, is het gebruik van caching wanneer dezelfde berekeningen steeds worden herhaald. Een voorbeeld is wanneer elke tien minuten een dagomzet moet worden geactualiseerd en daarvoor steeds alle bedragen op de facturen worden opgeteld. Die veranderen niet meer, dus kan beter het totale factuurbedrag uit de cache worden gehaald. Met automatische caching kan zelfs worden gecontroleerd of er toch iets is gewijzigd zodat een nieuwe berekening nodig is.
- Kijk naar opschaling van cloudprocessen
Hoewel cloudaanbieders graag adverteren dat hun diensten automatisch opschalen als de druk op het systeem toeneemt, kan het daadwerkelijk inrichten en optimaal benutten daarvan een tijdrovende klus zijn. Tijdig uitzoeken welke opties er zijn en welke kosten daaraan verbonden zijn, is een aanrader.
- Voer realistische stresstests uit
Geen simulatie kan ooit een real-life test vervangen. Pas wanneer de hele organisatie een echte ‘brandoefening’ houdt, komen alle zwakke punten naar boven. Creëer dus een realistische test onder goed gecontroleerde omstandigheden. Spaar het werk van enkele dagen op en probeer deze achterstand daarna ‘met alle hens aan dek’ in een zo kort mogelijke tijd weer in te lopen. Doe dat op een moment dat uitloop mogelijk is.
- Verbeter organisatorische processen
Tijdens zo’n real life test komen niet alleen de softwareproblemen naar voren, maar wordt bijvoorbeeld ook duidelijk waar mensen elkaar bij topdrukte in de weg lopen. Door met een andere opstelling meer ruimte te creëren in de flows, verbetert de snelheid van het proces.
- Voer de druk op tot het werkelijk fout gaat
Kijk niet alleen naar de zwakste schakel, maar naar de top vijf van mogelijke problemen. Is de zwakste schakel gerepareerd, vormt een van de volgende items op de lijst het probleem. Pak die ook gelijk aan.
- Zet iteratieve optimalisatie in
Uit simulaties en real-life stresstests komen potentiële verbeteringen naar voren. Die kunnen vervolgens worden uitgevoerd. Daarmee is echter niet gezegd dat de organisatie helemaal klaar is voor het volgende moment dat het erop aankomt. Verbeteringen aan het ene proces kan zwakten in een ander proces blootleggen of zelfs veroorzaken. Zorg dus voor regelmatig terugkerende tests in de organisatie voordat de echte stressperiode zich weer aandient.
- Documenteer de verbeteringen en communiceer deze naar de gebruikers
Bij veranderingen aan de systemen en de workflows op de vloer is het belangrijk dat iedereen die daarmee te maken krijgt, er ook van op de hoogte is. Een goede documentatie dient ook als goede basis voor een volgende iteratie van de stresstest in de organisatie.
